Étapes pour créer un contrat client simple et efficace

Si vous travaillez avec des clients, il y a de fortes chances que vous soyez au moins un peu familier avec les contrats clients. Mais ce n’est pas parce que vous savez ce qu’est un contrat client que vous l’utilisez toujours. Ou, lorsque vous les utilisez, que vous créez un accord écrit qui vous protège, vous et votre entreprise.

Et c’est logique ! Avec tous les petits caractères juridiques, les contrats clients peuvent être intimidants.

Mais ils n’ont pas à l’être. À la base, un contrat client n’est pas destiné à créer des pièges avec un jargon juridique déroutant. Il est censé décrire les détails essentiels comme la portée du projet, les produits livrables, le paiement, le calendrier et d’autres imprévus et protéger votre entreprise si l’un de ces détails tourne mal.

Mais comment, exactement, faire cela ? Comment créer un contrat qui vous met sur la même longueur d’onde que votre client ? Et si votre client viole l’accord, comment faire appliquer les termes du contrat et vous assurer que vous protégez votre entreprise ?

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Pourquoi les contrats clients sont-ils importants ?

Première chose : avant de nous lancer dans la création (et l’application !) d’un contrat client, commençons par voir pourquoi les contrats clients sont si importants.

Les contrats clients sont indispensables à votre entreprise pour différentes raisons, notamment :

• Ils vous mettent, vous et votre client, sur la même longueur d’onde : Avant de commencer à travailler avec un client, vous voulez vous assurer que vous avez tous deux les mêmes attentes concernant la relation et/ou le projet
• Ils énoncent clairement les détails clés de votre relation de travail : Les contrats clients permettent de régler les détails de la mission (comme le moment où le client doit vous payer et celui où vous devez remettre les principaux éléments livrables du projet), ce qui crée une feuille de route juridique pour le déroulement du projet
• Ils protègent votre entreprise : Les contrats écrits sont des documents juridiquement contraignants donc, si votre client ne respecte pas les termes du contrat, vous pouvez engager une action en justice (et vice versa)

Comment rédiger un contrat client ?

Voici un aperçu des étapes de base que vous devrez suivre pour créer un contrat client simple et efficace :

1. INCLURE LES INFORMATIONS DE CONTACT DES DEUX PARTIES

Pour qu’un contrat écrit soit juridiquement contraignant, il doit indiquer clairement qui est légalement lié par l’accord ou, en d’autres termes, vous aurez besoin des informations de contact de toutes les parties concernées.

Tout contrat doit inclure le nom légal de l’entreprise, le contact principal, l’adresse physique, l’adresse de facturation et les coordonnées du client et de l’entrepreneur/propriétaire de l’entreprise. Assurez-vous d’utiliser le nom légal de votre entreprise. Par exemple, si vous avez constitué une société ou formé une société à responsabilité limitée (SARL), veillez à utiliser le nom exact qui figure sur ces documents.

Continuez à utiliser votre nom et celui de votre client tout au long du contrat. Laisser des termes génériques comme  » client « ,  » tiers  » ou  » fournisseur de services  » dans l’accord le fera paraître nettement plus impersonnel, ce qui n’est pas un problème juridique, mais pourrait rebuter certains clients.

2. PRÉCISER LES TERMES ET LA PORTÉE DU PROJET

Comme nous l’avons mentionné, les contrats servent à décrire les détails minutieux de votre accord. Il est important d’être aussi précis que possible sur ce que l’on vous engage à faire, comment vous allez le faire et quelles sont les attentes des deux parties.

Par exemple, disons que vous établissez un contrat pour la refonte d’un site Web pour un client. Quelle est la portée du projet ? Êtes-vous responsable de la refonte et uniquement de la refonte – ou êtes-vous également responsable de la rédaction du texte et du sourcing des images ? De quels éléments avez-vous besoin de la part du client pour commencer ? Combien de révisions la refonte inclut-elle et que se passe-t-il si le client souhaite un tour de révision supplémentaire ?

Vous ne serez jamais trop précis lorsque vous exposez les détails de votre projet. L’objectif est de fixer les attentes et de guider la relation de travail avec des paramètres clairs et prédéfinis. Bien que cela puisse sembler exagéré, entrer dans ces détails spécifiques est important pour vous et vos clients.

Vous ne voulez pas finir par avoir l’impression de devoir travailler hors champ et vous ne voulez pas que vos clients aient l’impression de ne pas obtenir ce pour quoi ils ont payé.

3. ÉTABLIR DES CONDITIONS DE PAIEMENT

Vous voulez être payé pour votre travail ? Alors ne laissez pas de côté l’élément le plus critique d’un contrat client : les conditions de paiement.

Il y a plusieurs domaines à prendre en compte lorsque vous établissez les détails du paiement dans un contrat client, notamment :

• Comment vous serez payé : Allez-vous être payé à l’heure ou au projet ?
• Minimum/maximum d’heures : Si vous allez être payé à l’heure, vous voudrez inclure votre nombre minimum et maximum d’heures. De cette façon, vous serez payé pour le temps que vous avez réservé au projet, même si votre client minimise le projet. Cela permettra également d’éviter les dérapages et de garantir une rémunération équitable si votre client décide de vous confier plus de travail.
• Les livrables du projet : Si vous êtes payé au projet, il est important d’indiquer les livrables dont vous serez responsable et ce que ce taux de projet couvre réellement – là encore, pour éviter les dérapages.
• Le calendrier de facturation : En plus de votre taux horaire ou de projet, indiquez clairement le calendrier de facturation. Par exemple, si vous êtes payé à l’heure, allez-vous facturer selon un calendrier défini (par exemple, chaque semaine ou chaque mois) ? Si vous êtes facturé au projet, facturerez-vous après avoir atteint certains jalons et, si oui, quels sont-ils ?
• Calendrier de paiement : Le calendrier de facturation décrit quand vous facturerez le client, mais vous devez également inclure un calendrier de paiement. Le calendrier de paiement indique le délai dans lequel le client doit vous payer après avoir reçu votre facture (par exemple, 15 ou 30 jours). Vous devrez également décrire les pénalités auxquelles le client devra faire face s’il ne respecte pas le calendrier de paiement, comme des frais de retard de paiement.
• Modes de paiement acceptables : Si vous n’acceptez que certains modes de paiement, vous devrez aussi l’inclure dans votre contrat.

4. FIXER LE CALENDRIER

En plus des calendriers de facturation et de paiement, vous voudrez également décrire clairement toutes les échéances associées au projet, y compris les étapes clés du projet et les livrables finaux. Si le client doit fournir quoi que ce soit pour le projet, veillez à préciser ce dont vous avez besoin de sa part et quand vous aurez besoin que cela soit fourni.