Dématérialisation et numérisation des documents

Ces deux termes impliquent non seulement la conservation des documents, mais aussi les flux documentaires et les manières de créer ainsi que de communiquer / partager des documents. C’est pourquoi, pour être sûr de faire le bon choix pour votre entreprise, vous devez bien en connaître la signification.

Dématérialisation et numérisation sont deux mots souvent utilisés, dans le contexte de la gestion documentaire, comme des synonymes. En réalité, ils ne peuvent (presque) pas être considérés comme équivalents du tout. Aussi parce que, de nos jours, on ne devrait parler que de la numérisation des documents.

Dans tous les cas, par souci de clarté et de simplicité, nous continuerons dans cette étude à maintenir séparer la dématérialisation et la numérisation, en précisant tous les éléments distinctifs des deux.

Les différences

Nous commençons par déblayer le terrain de tout éventuel malentendu : il existe des différences précises et ponctuelles entre la numérisation et la dématérialisation dans le domaine documentaire. Les voici :

Dématérialisation des documents papier

Ce terme est utilisé car, aujourd’hui encore, nous vivons un moment de transition du document papier vers le document numérique. Par dématérialisation, nous entendons le processus qui conduit à la création d’un document numérique qui remplace, à toutes fins juridiques, le papier original. Vous pouvez consulter cet article pour en savoir davantage sur la dématérialisation des documents rh avec coffreo. 

La dématérialisation implique l’utilisation de toute une série d’outils.

Premièrement, vous avez besoin d’outils professionnels tels que des scanners de documents pour pouvoir réaliser une copie numérique aussi conforme que possible au document analogique original. 

Deuxièmement, il est nécessaire d’utiliser des systèmes qui certifient la validité du document numérique, comme une signature numérique ou un horodatage. Enfin, lorsqu’il s’agit de dématérialiser un document, il faut toujours envisager la certification de processus et le certificat de conformité : tous deux servent à certifier que la copie numérique est parfaitement conforme à l’original analogique dont elle est issue. 

La numérisation des documents papier

La numérisation des documents, par rapport au précédent, peut être considérée comme une sorte d' »évolution ». Si, en effet, dans la dématérialisation, on parle de documents qui étaient à l’origine en format papier, la numérisation concerne plutôt la création, la validation, la gestion et la conservation de documents créés directement de manière numérique.

Dans ce cas également, l’utilisation d’outils tels que la signature numérique ou l’horodatage servent à vérifier et à certifier la validité du document. À ces outils, il faut alors ajouter des programmes ou applications spécifiques pour la création proprement dite du document (programmes et applications qui peuvent varier selon l’institution ou l’entreprise).

La conservation numérique

Que l’on parle de dématérialisation ou de numérisation, la conclusion des deux processus reste la même : la conservation numérique.

Obligatoire dans l’administration publique et pour toute une série de documents pareillement utilisés dans la sphère privée, la conservation numérique est l’ensemble des règles, procédures et technologies grâce auxquelles un document est toujours accessible, utilisable, authentique et disponible à tout moment depuis les archives.