Soutenir le flux de communication dans le cabinet d’avocats moderne 

En cette ère de big data et d’accès omniprésent à l’information, le secteur juridique est de plus en plus confronté à un assaut de technologies émergentes qui protègent, sécurisent et amplifient l’information. Les plus importantes de ces évolutions se situent dans la sphère des télécommunications.

Les progrès réalisés en matière d’infrastructure réseau, d’appareils mobiles et de mesures de sécurité améliorent considérablement la capacité d’un cabinet d’avocats à communiquer avec ses clients et entre eux, ainsi qu’à accéder à l’information, à la transmettre et à la stocker – autant d’éléments qui favorisent l’efficacité et la productivité.

Alors que le rythme des avancées en matière de télécommunications s’accélère, les cabinets doivent rester conscients des solutions émergentes qui peuvent avoir un impact direct sur l’entreprise juridique. 

Au cours de l’année prochaine, attendez-vous à ce que les technologies suivantes deviennent des influenceurs clés de la stratégie de communication des cabinets :

Les technologies basées sur le cloud

Comme ces dernières années, la technologie basée sur le cloud reste à la pointe de l’évolution de la communication dans le secteur juridique. Le stockage et l’accessibilité des données par le biais d’un réseau IP éclate de nécessité alors que les avocats se tournent vers les tablettes, les smartphones et autres appareils sans fil pour obtenir l’accès aux données n’importe où et n’importe quand – que ce soit dans la salle d’audience, sur place avec les clients, ou en voyage.

Le secteur le plus répandu du cloud – dans lequel une connexion réseau est utilisée pour héberger des applications logicielles, connues sous le nom de logiciel en tant que service (SaaS) – revêtira une importance particulière à mesure que l’adoption généralisée et les progrès en matière de sécurité se poursuivent dans tous les secteurs industriels. Si toutes les entreprises utilisent probablement le SaaS dans une certaine mesure, le développement dans ce domaine est en pleine expansion. Les outils de suivi du temps, les plates-formes de gestion de la relation client et les suites de conférence en ligne ne sont qu’un aperçu de la puissance quasi infinie que ces applications peuvent offrir aux avocats. Mais ce que de nombreux cabinets n’ont pas encore adopté, ce sont des suites de productivité complètes, comme Microsoft Office 365, qui permet une fonctionnalité de bureau complète sur les appareils fixes et mobiles. Lorsque les cabinets se tournent vers cette avancée, les avocats et le personnel peuvent avoir la possibilité d’accéder à tout ce qu’ils pouvaient au bureau, y compris les fichiers et les applications, sur n’importe quel appareil mobile, partout où il y a une connexion Internet.

Pour autant, l’impact futur du cloud sur les logiciels ne se limite pas aux applications SaaS. Le concept d’infrastructure en tant que service (IaaS), dans lequel un fournisseur tiers héberge des données numériques sur ses serveurs auxquels on accède par un réseau IP, est peut-être encore plus essentiel pour les cabinets. Les cabinets d’avocats traitent généralement d’énormes quantités de fichiers et de documents numériques, ce qui signifie que l’espace sur les serveurs sur site peut être limité. Permettre à un tiers de stocker des données en toute sécurité permet non seulement d’atténuer ces problèmes de capacité, mais aussi de réaliser des économies, car les dépenses de maintenance et d’investissement pour de nouveaux serveurs sont transférées à un tiers.

La plupart des entreprises ont besoin d’une solution de stockage pour leurs données numériques.

Le défi le plus critique à mesure que l’adoption du cloud parmi les cabinets se poursuit sera la sécurité, car la confidentialité des informations privilégiées est primordiale dans le secteur juridique. En outre, les cabinets peuvent avoir besoin de plus de bande passante pour prendre en charge l’augmentation des applications dépendantes du Web, afin que les données puissent être consultées rapidement et sans problème.

Solutions vocales avancées

Pour que les cabinets d’avocats restent connectés de manière transparente, ils devront également examiner l’état de leurs systèmes vocaux actuels, car les développements dans cette sphère des télécommunications peuvent fournir des niveaux supplémentaires de fonctionnalité et de flexibilité rentables. Bien qu’apparemment simples – on pense souvent qu’il suffit de mettre des téléphones sur les bureaux – les solutions téléphoniques avancées apparaissent comme le moyen le plus rentable et le plus productif de communication vocale pour les cabinets d’avocats.

Par exemple, les lignes vocales traditionnelles sont régulièrement éclipsées par les capacités des services vocaux basés sur le Web, connus sous le nom de Voix sur IP (VoIP) – en particulier celles des autocommutateurs privés hébergés (PBX) et du protocole d’initiation de session (SIP). Ces technologies transmettent les voies vocales via l’Internet à l’extérieur et à de multiples extensions à l’intérieur, ce qui permet de réaliser des économies, d’assurer la portabilité des téléphones, le réacheminement automatique des appels, la conférence vocale et d’autres mesures de communication unifiée. Selon une enquête de l’International Legal Technology Association et d’InsideLegal, l’année dernière, 30 % des cabinets d’avocats interrogés ont acheté des solutions VoIP et 25 % prévoient de le faire cette année. Pour les mises à niveau téléphoniques non VoIP, les chiffres sont respectivement de deux pour cent et de trois pour cent.